ስብሰባን ለማቀናጀት ዝርዝሩን ለሁሉም ተሳታፊዎች ግልፅ እና አጭር በሆነ መንገድ ማሳወቅ ይኖርብዎታል። ስብሰባው መቼ እንደሚካሄድ ፣ የት እንደሚገኝ እና ምን ጉዳዮች እንደሚሸፈኑ መናገር ያስፈልግዎታል። ስብሰባው ማንኛውንም ዝግጅት ወይም ቁሳቁስ የሚያስፈልገው ከሆነ ማስታወሻዎችን ያካትቱ። እንግዶች ምን እንደሚጠብቁ እንዲያውቁ መደበኛውን ኢሜልዎን ወይም የ Outlook መተግበሪያዎን ይጠቀሙ ፣ ሁሉንም በጣም አስፈላጊ ዝርዝሮች ማካተትዎን እርግጠኛ ይሁኑ።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - ጥሩ ርዕሰ ጉዳይ መፃፍ
ደረጃ 1. በስብሰባው የሚሸፈንበትን ቀን እና ርዕስ የያዘ አጭር እና በጣም ተዛማጅ ርዕሰ ጉዳይ ይፃፉ።
እነዚህን ዝርዝሮች ማስገባት ኢሜይሉን ሳይከፍቱ ስብሰባው መቼ እንደሚሆን እና በውስጡ ምን እንደሚሸፈን ሰዎች ወዲያውኑ እንዲያውቁ ያስችላቸዋል። ለምሳሌ “ስብሰባ ነሐሴ 12 አዲስ ሪፖርት የማድረግ መመሪያዎች” ብለው ይፃፉ።
ማስጠንቀቂያ ፦
የስብሰባውን ርዕስ ካላስቀመጡ ፣ ሰዎች ወደ መምሪያቸው የሚመራ ከሆነ ወይም መገኘት አስፈላጊ ከሆነ በመጠየቅ ምላሽ ሊሰጡ ይችላሉ። ርዕሱን ለመለጠፍ እመርጣለሁ!
ደረጃ 2. በርዕሰ -ጉዳዩ ውስጥ የመገኘቱን ማረጋገጫ ይጠይቁ።
በስብሰባው ላይ ማን እንደሚገኝ ማወቅ ከፈለጉ ፣ ወዲያውኑ የኢሜይሉን ርዕሰ ጉዳይ እንደሚቀላቀሉ እንዲያረጋግጡ ሰዎችን ይጠይቁ። በዚህ መንገድ ፣ ኢሜይሉን እንኳን ሳይከፍቱ በተቻለ ፍጥነት ምላሽ መስጠት እንዳለባቸው ያውቃሉ። “ዓርብ 06/10 | የሰው ኃይል ስብሰባ - እባክዎን ተገኝነትን ያረጋግጡ።
ወይም “እባክዎን ተገኝነትን ያረጋግጡ - የሰው ኃይል ስብሰባ በ 06/10።
ደረጃ 3. ይህ በኢሜል ርዕሰ ጉዳይ መስመር ላይ አስቸኳይ ስብሰባ ከሆነ ይግለጹ።
የሚመለከተው ጉዳይ አስቸኳይ ከሆነ ወይም ፈጣን እርምጃ የሚፈልግ ከሆነ እና ስብሰባው ወዲያውኑ እንዲካሄድ ከተፈለገ ይህንን አጣዳፊነት በኢሜል ርዕሰ ጉዳይ መስመር ላይ በትክክል ያስቀምጡ። ለምሳሌ ፣ እንደ “ድንገተኛ ስብሰባ | ሰኞ 03/31 የሳይበር ደህንነት።”
አስቸኳይ ሁኔታ መሆኑን መጥቀስ እና በስብሰባው ላይ የሚብራራውን ማመልከት አስፈላጊ ነው።
ደረጃ 4. ተገኝነት ይፈለጋል ወይም ይጠቁማል የሚለውን ይጠቁሙ።
ለአንድ ትልቅ ኩባንያ የሚሰሩ ከሆነ ፣ አንዳንድ ሠራተኞች በሁሉም ስብሰባዎች ላይፈልጉ ይችላሉ። ስብሰባው በርዕሰ -ጉዳዩ ላይ ቀድሞውኑ የሚመለከተው ለየትኛው ክፍል እንደሆነ ይጠቁሙ ፣ ወይም ተቀባዮች መገኘት ወይም አለመፈለግ ይናገሩ። ለምሳሌ ፣ “የግዴታ ስብሰባ ዲ. ማርኬቲንግ 6/10” ን ማስቀመጥ ይችላሉ።
ስብሰባው አስገዳጅ ካልሆነ እንደዚህ ያለ ነገር መጻፍ ይችላሉ- “የተጠቆመ ስብሰባ በ 06/10 ይካሄዳል። ጭብጡ ውጤታማ የምርምር ታክቲኮች ነው።
ደረጃ 5. ማንም እንዳይደናገር በርዕሰ -ጉዳዩ ውስጥ ሙሉ ቃላትን ይፃፉ።
አህጽሮተ ቃላትን መጠቀም ጥሩ ሀሳብ ሊመስል ይችላል ፣ ግን እነሱ እንደ ሙሉ ቃላት የተለዩ አይደሉም እና ሰዎችን ግራ ሊያጋቡ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “Att” እንደ ሁኔታው “ከልብ” ወይም “ትኩረት” ሊሆን ይችላል።
እንደ “RH” ፣ “CFO” ወይም “Wed” ያሉ የተለመዱ ምህፃረ ቃላትን መጠቀሙ ምንም ችግር የለውም። (በአጭሩ ረቡዕ)።
ዘዴ 2 ከ 3 የኢሜሉን አካል መግለፅ
ደረጃ 1. አጭር ፣ ወዳጃዊ መግቢያ እና አጭር አስተያየቶችን ይፃፉ።
ለአንድ ትልቅ ኩባንያ የሚሰሩ ከሆነ እና እስካሁን ሁሉንም ሰው የማያውቁ ከሆነ እራስዎን ያስተዋውቁ። ሰዎች ማንኛውንም ሰነዶች ወይም ቁሳቁሶች ወደ ስብሰባው ማምጣት ይፈልጉ እንደሆነ በዚህ አጭር መግቢያ ላይ ማከል አስፈላጊ ነው።
መግቢያ የበለጠ የግል ወይም ለሥራው ተዛማጅ እንዲሆን ያድርጉ። ለምሳሌ “ሰላም በቡድኑ ውስጥ ያለ ሁሉ! በሚቀጥለው ሳምንት አዲሱ ትዕይንት ሲጀመር በጣም ተደስቻለሁ!”
ጠቃሚ ምክር
ሰዎች ወደ ስብሰባ ከመሄዳቸው በፊት ምን ማምጣት እንዳለባቸው ወይም መጨረስ ያለባቸውን አስታዋሽ ይለጥፉ። ለምሳሌ ፣ “አስታዋሽ እባክዎን የዘመኑ የአቅራቢዎ የእውቂያ ዝርዝር አራት የታተሙ ቅጂዎችን ይዘው ይምጡ።”
ደረጃ 2. የደመቀ እንዲሆን የስብሰባውን ቀን እና ሰዓት በተለየ መስመር ያስገቡ።
ሰዎች በስብሰባው ላይ መሳተፍ እንዲችሉ ይህ መረጃ አስፈላጊ ስለሆነ ፣ ከሌላው ጽሑፍ ግልፅ እና መነጠል የተሻለ ነው። ከላይ እና ከታች ሁለቱንም መስመሮች ለይ እና ጽሁፉን ደፋር ያድርጉት።
- ለምሳሌ - “ጥቅምት 6 ፣ ከጠዋቱ 10 30 እስከ 11 45 ሰዓት”።
- ስብሰባው መስመር ላይ ከሆነ ፣ በተሳሳተ ግንኙነት ምክንያት ሩቅ ያሉ ሰዎች ስብሰባውን እንዳያመልጡ የጊዜ ሰቅን ያሳውቁ። “ጥቅምት 6 ቀን ፣ ከጠዋቱ 10 30 እስከ 11 45 (የምስራቃዊ ሰዓት)።
ደረጃ 3. ቦታውን ከቀን እና ከሰዓት በኋላ ያስቀምጡ።
ቦታው እንደ ቀኑ እና ሰዓቱ ጎልቶ እንዲታይ ያድርጉ ፣ በተለይም ስብሰባው በአዲስ ፣ ለማግኘት አስቸጋሪ በሆነ ቦታ ውስጥ ከሆነ ወይም አንዳንድ እንግዶች ቦታውን በደንብ እንደማያውቁ ካወቁ። ስብሰባው ምናባዊ ከሆነ (የቀጥታ መድረክም ይሁን የቪዲዮ ውይይት) ፣ በቀላሉ ለመድረስ የመድረኩን አገናኝ ወይም የቪዲዮ አገናኝ ያቅርቡ።
ቦታው የት እንደሆነ ሲያብራሩ ፣ ሁሉም ነገር ዝርዝር መሆኑን ያረጋግጡ። ለምሳሌ - “እባክዎን በቲማረን ሕንፃ ውስጥ ባለው ክፍል 592 (Av. Faria Lima, 3240) ላይ ስብሰባውን ይሳተፉ። ክፍል 592 በህንፃው ሁለተኛ ደረጃ ላይ ነው። በመሬት ወለሉ ላይ ያለውን ሊፍት ወስደህ ወደ 12 ኛ ፎቅ ውጣ ከዚያም ወደ 59 ኛ ፎቅ ለመሄድ በደቡብ ክንፍ (በግራህ) ያለውን ሊፍት ተጠቀም።”
ደረጃ 4. የስብሰባውን ዓላማ ይግለጹ።
የስብሰባው ዓላማ ምን እንደሆነ ተሳታፊዎች ያሳውቁ። አጭር የጊዜ ሰሌዳ ማስቀመጥ ሰዎች ከቀኑ በፊት ምን ማድረግ እንዳለባቸው እንዲያውቁ ይረዳቸዋል። ርዕሱን በቀላሉ (ለምሳሌ “በሳይበር ደህንነት ላይ ማዘመን”) ወይም የሚከተለውን መርሃ ግብር መለጠፍ ይችላሉ።
- 10: 30-10: 45: የፕሮጀክት ዝመናዎችን ማጋራት።
- 10: 45-11: 10-ሊገኙ የሚችሉ ቅናሾችን ማወዳደር እና መምረጥ።
- 11: 10-11: 30: የአዕምሮ ማጎልበት እና ግቦችን ማስጀመር።
ደረጃ 5. የሰዋስው ስህተቶችን ወይም የተሳሳተ መረጃን ለማስተካከል ኢሜሉን ይገምግሙ።
በጣም አስፈላጊዎቹ ነገሮች የስብሰባው ቀን ፣ ሰዓት እና ቦታ ናቸው። ይህ መረጃ ትክክል መሆኑን ማረጋገጥ አለብዎት! እርስዎ የሚፈልጉትን ሁሉ መጻፉን ለማረጋገጥ መግቢያውን ፣ የጊዜ ሰሌዳውን ወይም ሌሎች ክፍሎችን ይገምግሙ።
ከመላክዎ በፊት ዓረፍተ ነገሮቹ ለመረዳት ቀላል እና አጭር መሆናቸውን ለማረጋገጥ ኢሜይሉን ጮክ ብለው ያንብቡ።
ዘዴ 3 ከ 3 - Outlook ን ወይም ሌላ የተቀናጀ የቀን መቁጠሪያ መተግበሪያን መጠቀም
ደረጃ 1. በ Outlook ውስጥ ባለው “ቤት” ትር ውስጥ “አዲስ ስብሰባ” ን ጠቅ ያድርጉ።
የእርስዎ ኩባንያ አብሮገነብ የቀን መቁጠሪያ ያለው የግንኙነት ዳታቤዝ የሚጠቀም ከሆነ ፣ እንደ Outlook ፣ ስብሰባውን ለማቀድ ይህንን መሣሪያ ይጠቀሙ። አብረዋቸው ከሚሰሩ ሰዎች ጋር ለመገናኘት ይህ በጣም ጥሩው መንገድ ነው።
የእርስዎ ኩባንያ Outlook ን ወይም ሌላን የማይጠቀም ከሆነ የስብሰባውን ግብዣ ለመላክ በኩባንያው የቀረበውን ኢሜል ይጠቀሙ።
ደረጃ 2. በ “መርሐግብር ረዳት” መስኮት ውስጥ ቀኑን እና ሰዓቱን ይምረጡ።
አዲስ ስብሰባ ከፈጠሩ በኋላ የቀን መቁጠሪያው መስኮት በማያ ገጹ ላይ ይከፈታል። «መርሐግብር ማስያዝ ረዳት» ን ጠቅ ያድርጉ እና ለስብሰባው የሚገኝበትን ቀን እና ሰዓት ይምረጡ።
ሁሉም ተሳታፊዎች በዚያ ቀን እና ሰዓት እንደሚገኙ ያረጋግጡ። ኩባንያዎ በሚጠቀምበት መተግበሪያ ላይ በመመስረት የእያንዳንዱን መርሃ ግብር (ከራስዎ በተጨማሪ) ለማየት የእይታ ቅንብሮችን ማስተካከል ሊኖርብዎት ይችላል።
ደረጃ 3. ስማቸውን በመተየብ ወይም የአድራሻ ደብተርን በመጠቀም ተሳታፊዎችን ያክሉ።
ስሞችን እራስዎ ለማስገባት ወይም በአድራሻ ደብተር ውስጥ ወደ ታች ለማሸብለል እና ከዚያ ስሞችን ለመምረጥ የጽሑፍ አሞሌው ላይ ጠቅ ያድርጉ። የሌሎች ሰዎችን ተገኝነት ለመፈተሽ “የጊዜ መርሐግብር ረዳት” ተግባሩን ይጠቀሙ።
ሰዎች የማይገኙ ከሆነ ስማቸው ጎልቶ ይታያል። ጠንቋዩ የተሳታፊዎችን መርሃግብሮች በተሻለ ሁኔታ ለማስተናገድ የጊዜ ምክሮችን ያሳያል።
ደረጃ 4. ለስብሰባው የመጀመሪያ እና ማብቂያ ጊዜዎችን ያስገቡ።
ቀኑ እርስዎ ቀደም ብለው ከመረጡት ጋር የሚዛመድ መሆኑን ያረጋግጡ እና የሚፈልጉትን ማንኛውንም ለውጥ ለማድረግ የቀን መቁጠሪያ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ። በጊዜ አማራጮች በቀኝ በኩል ያሉትን የታች ቀስቶች ይጠቀሙ እና ስብሰባው የሚጀመርበትን ሰዓት እና በምን ሰዓት ያበቃል የሚለውን ይምረጡ።
የመጨረሻውን ጊዜ ማስገባት የሰዎችን ጊዜ የማክበር መንገድ ነው ፣ ምክንያቱም ምን እንደሚጠብቁ እንዲያውቁ እና ወደ ስብሰባው እንዴት እንደሚሄዱ ለማቀድ ወይም በዚያ ቀን ካሏቸው ቀሪ ተግባራት ጋር በተያያዘ ራሳቸውን እንዲያደራጁ ያስችላቸዋል።
ደረጃ 5. በማያ ገጹ አናት ላይ ባለው “ስብሰባ” ትር ስር “ቀጠሮዎች” ላይ ጠቅ ያድርጉ።
ጠቅ ሲያደርጉ ወደ አጠቃላይ ቀጠሮዎች ማያ ገጽ ይመለሳሉ እና እርስዎ አሁን ያስያዙትን ስብሰባ ማየት ይችላሉ። ርዕሰ ጉዳዩን ፣ ቦታውን እና ሌሎች ማስታወሻዎችን እዚህ ያካትቱ።
ስብሰባዎን በማያ ገጽ ላይ ካላዩ ተመልሰው ሂደቱን እንደገና ያከናውኑ።
ደረጃ 6. በርዕሰ ጉዳይዎ ፣ በቦታዎ እና በሌሎች ተዛማጅ መረጃዎች ውስጥ የተወሰነ ይሁኑ።
በአጭሩ (ለምሳሌ ፣ “ለሚመጣው ምርት መሞከር”) ስብሰባው ምን እንደሆነ ተሳታፊዎች እንዲያውቁ ያድርጉ። ቦታው የት እንዳለ በደንብ ያብራሩ እና የተለመደው ቦታ ካልሆነ ወይም ለማግኘት አስቸጋሪ ከሆነ እዚያ እንዴት እንደሚደርሱ መመሪያዎችን ይስጡ። ተዛማጅ የሆኑ ማስታወሻዎችን ያክሉ (ለምሳሌ ሰዎች ምን ማምጣት እንዳለባቸው)።
- እንግዶች የት እንዳለ አስቀድመው ያውቃሉ ብለው ቢያስቡም የአካባቢውን አድራሻ ያስገቡ።
- ሲጨርሱ “አስገባ” ን ጠቅ ያድርጉ።
ጠቃሚ ምክር
“የስብሰባው ዓላማ ምን እንደሆነ ሰዎች እንዲያውቁ አያደርግም” ምክንያቱም በጣም ግልጽ ያልሆኑ ርዕሶችን ፣ ለምሳሌ “አእምሮን ማነሳሳት” ከማድረግ ይቆጠቡ። “ለአዲሱ ምርት በአስተያየት አቅራቢዎች” ያሉ ነገሮችን ይመርጣሉ
ጠቃሚ ምክሮች
- ኢሜይሉን ወይም ግብዣውን ይከልሱ እና በተቻለ መጠን አጭር እና ቀጥተኛ ያድርጉት።
- ሙያዊ እና ወዳጃዊ ቋንቋን ይጠቀሙ።
- አንዴ ሁሉንም ነገር ሞልተው ከጨረሱ በኋላ ተመልሰው ለመጋበዝ የሚፈልጉ ሁሉ በላዩ ላይ መሆናቸውን ለማረጋገጥ የተቀባዩን ዝርዝር ይከልሱ።
- ለሁሉም ተቀባዮች እንዳይታዩ ከፈለጉ በ “bcc” መስመር ላይ አድራሻዎችን ያስገቡ።
ማስታወቂያዎች
- ሰዎችን ላለማስቆጣት ወይም ይህን መረጃ የሚጠይቁ መልሶች ጎርፍ እንዳያገኙ ግብዣውን ወይም ኢሜሉን ያለ ቀን ፣ ጊዜ እና ቦታ አይላኩ።
- ይህ እንደ ጩኸት እኩል ስለሚቆጠር እና ሙያዊ ባለመሆኑ ሁሉንም ነገር በትልቁ ፊደላት አይጻፉ።