ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ለመሆን 3 መንገዶች

ዝርዝር ሁኔታ:

ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ለመሆን 3 መንገዶች
ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ለመሆን 3 መንገዶች

ቪዲዮ: ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ለመሆን 3 መንገዶች

ቪዲዮ: ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ለመሆን 3 መንገዶች
ቪዲዮ: How to send files by email in amaharic | ፋይል በኢሜል አላላክ | @ኢሜል@ኢሜል አጠቃቀም#how_to_send_filesbyemail 2024, መጋቢት
Anonim

ጥሩ ጸሐፊ ለመሆን ቀልጣፋ እና የተደራጀ ከመሆን በተጨማሪ ሁል ጊዜ አንድ ነገር ለመፍታት ዝግጁ መሆን አለብዎት። ከፍተኛ እምነት የሚጠይቀውን ይህንን ሚና የሚወስድ ሰው የቡድኑ አስፈላጊ አካል ነው ፣ ግን ያ እንዴት በደንብ መግባባት እንዳለባቸው ከማወቅ አያድናቸውም። ችሎታዎን በበለጠ ማሻሻል አስደሳች ፣ የተረጋጋ እና አስደሳች ሥራ የማግኘት መንገድ ነው።

ደረጃዎች

ዘዴ 1 ከ 3 - የባለሙያ አቋም መውሰድ

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 1
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 1

ደረጃ 1. ሁልጊዜ በሰዓቱ መድረስ።

ጽ / ቤቱን ለማደራጀት እና ለዕለቱ ስብሰባዎች እና ለሌሎች ቀጠሮዎች ለመዘጋጀት ከተለመደው ትንሽ ቀደም ብሎ ለመድረስ ይሞክሩ። ኢሜይሎችን ለማንበብ እና የሌሎች አስፈላጊ ተግባሮችን እድገት ለመከተል አከባቢው ባዶ እና ጸጥ ያለበትን ጊዜ ይጠቀሙ።

በየቀኑ ወደ ሥራ ለመሄድ እና የዕለት ተዕለት እንቅስቃሴዎን በዚህ መሠረት ለማስተካከል ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ለመገንዘብ ይሞክሩ። ባልታሰበ ነገር ምክንያት የመዘግየት አደጋ እንዳያጋጥሙዎት አስቀድመው ለ 15 ወይም ለ 20 ደቂቃዎች ህዳግ ይስጡ። ለመጀመሪያ ጊዜ ወደ አንድ ቦታ የሚሄዱ ከሆነ ፣ እዚያ ለመድረስ ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድዎት ለማወቅ በመጀመሪያ የሙከራ ሩጫ ይውሰዱ።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 2
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 2

ደረጃ 2. ሀሳቦችን ያደራጁ።

አእምሮዎ እንዲረጋጋ እና ዘና እንዲል ለማድረግ ብዙ እረፍት ያግኙ። በዚህ መንገድ ሀሳቦችን የበለጠ በግልፅ ማደራጀት ይችላሉ። ጠዋት ላይ ወይም አዕምሮዎን ማደስ እንዳለብዎ ሲሰማዎት ቡና ወይም ሻይ ይጠጡ። በሚቻልበት ጊዜ ሁሉ እረፍት ይውሰዱ እና ጠረጴዛዎን በንጹህ እና በተስተካከለ ሁኔታ ውስጥ ይተውት።

በየ 52 ደቂቃው ሲሠራ የ 17 ደቂቃ እረፍት መውሰድ ጥበብ ነው። ጥናቶች እንደሚያሳዩት ይህ ሥራ እና የእረፍት ጊዜ ምርታማነትን የበለጠ ያሳድጋል። በእረፍት ጊዜ ተነሱ እና ዘርጋ ወይም አንዳንድ ቀላል መልመጃዎችን ያድርጉ። እንዲሁም ከሥራ ባልደረቦችዎ ጋር ትንሽ ለመወያየት እድሉን ይውሰዱ ወይም በቀላሉ በቢሮው ዙሪያ ይራመዱ እና ትንሽ ውሃ ይጠጡ።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 3
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 3

ደረጃ 3. ሁል ጊዜ ስለ መርሃግብሩ ያስታውሱ።

በፀሐፊነት ሚና የሚሰሩ ሰዎች በጣም አስፈላጊ ከሆኑት ግዴታዎች መካከል የአለቃውን የጊዜ ሰሌዳ ፣ በኩባንያው ውስጥ ያሉ ሌሎች አስፈላጊ ሠራተኞችን እና እሱ/እሷ ማሟላት ያለባቸውን ተግባራት ማወቅ ነው። እንደ ሁለት የተለያዩ ስብሰባዎችን ለተመሳሳይ ጊዜ ማቀናጀትን የመሳሰሉ ስህተቶችን ለማስወገድ ሁልጊዜ መርሐግብርዎን ይከታተሉ።

አካላዊም ይሁን ምናባዊ ፣ አጀንዳውን ሁል ጊዜ ክፍት ያድርጉ። አንድ ሰው ስለ አለቃዎ ቀጠሮዎች አንድ ጥያቄ ሲጠይቅዎት ወይም ቀጠሮ ለመያዝ ቀጠሮ ሲሞክር ቀድሞውኑ መረጃው በእጅዎ ይኖርዎታል።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 4
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ሁን ደረጃ 4

ደረጃ 4. ለስብሰባዎች ተዘጋጁ።

ከቀደሙት ጉባኤዎች እንደ አጀንዳ ፣ ላፕቶፕ እና ማስታወሻዎች ያሉ ሁሉንም አስፈላጊ ቁሳቁሶች ይዘው ይምጡ። ስብሰባውን ከመጀመርዎ በፊት አንዳንድ ሰነዶችን ለተሳታፊዎች መስጠትን ወይም የዝግጅት አቀራረብን ለማቅረብ ለኮምፒውተሩ ኃላፊነት ያለ አንድ ነገር ማድረግ ካለብዎት የበላይዎን ይጠይቁ።

ከምሽቱ በፊት ወይም ከጥቂት ሰዓታት በፊት የስብሰባውን ወሰን ፣ ያለፉትን ቀጠሮዎች ደቂቃዎች ወይም ለተሳታፊዎች የሚመለከተውን ማንኛውንም ሌላ ቁሳቁስ ይላኩ።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 5
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 5

ደረጃ 5. በአጭሩ ይማሩ።

መረጃን የመቅዳት ፍላጎት ብዙውን ጊዜ በፀሐፊነት ቦታ ለሚሠሩ ሰዎች ታላቅ ነው። በፍጥነት ለመፃፍ መንገዶችን ለመማር የአጫጭር ኮርስ ይውሰዱ።

በእጅ ማስታወሻ ለመያዝ ካልለመዱ ፣ በፍጥነት መተየብ መማር ይችላሉ። ለእያንዳንዱ ለሚጠቀሙት መሣሪያ የአንድ ደቂቃ የሩጫ ሰዓት በማስቀመጥ ይሞክሩት እና በስልክዎ ፣ በጡባዊዎ እና በኮምፒተርዎ ላይ በፍጥነት ለመተየብ ይሞክሩ። ከዚያ በእያንዳንዱ መሣሪያ ላይ ምን ያህል ቃላትን መተየብ እንደሚችሉ ለማየት ቆጠራ ያድርጉ። ብዙውን ጊዜ በጣም ጥሩውን አፈፃፀም የሚያገኘውን ይጠቀሙ።

ዘዴ 2 ከ 3 - ድርጅታዊ ቴክኒኮችን ማሻሻል

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 6
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 6

ደረጃ 1. የቀን መቁጠሪያዎችን እና የቀን መቁጠሪያዎችን ይጠቀሙ።

የጊዜ ሰሌዳዎን ፣ የቀን መቁጠሪያዎን እና የማስታወሻ ደብተርዎን በእጅዎ ይያዙ እና እንደ አስፈላጊነቱ መረጃ ያዘምኑ።

  • በብዕር እና በወረቀት መስራት ይመርጣሉ? ሁል ጊዜ እንዲሸከሟቸው በኪስዎ ወይም በቦርሳዎ ውስጥ የሚስማማ ፓድ እና ብዕር ይኑርዎት። ሊያከናውኗቸው የሚችሏቸው የሥራ ዝርዝር ማስታወሻ ሲያስቀምጡ ፣ ተግባሩን ከዝርዝሩ ያቋርጡ።
  • ዲጂታል ሀብቶችን ከመረጡ ምንም አይደለም። ስብሰባዎችን እና ቀጠሮዎችን ለማቀድ የሞባይል ቀን መቁጠሪያዎን ይጠቀሙ እና ማሳወቂያዎችን እና አስታዋሾችን ለመቀበል ማንቂያውን ያዘጋጁ። እንደ Wunderlist እና Todoist ያሉ መተግበሪያዎች በጣም ይረዳሉ።
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 7
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 7

ደረጃ 2. መረጃውን ያመሳስሉ።

ማስታወሻዎችዎን ፣ ተግባሮችዎን እና ቀጠሮዎችዎን ሁል ጊዜ ወቅታዊ ለማድረግ ፣ በሁሉም መሣሪያዎች ላይ መረጃን ማመሳሰል አስፈላጊ ነው። በአሁኑ ጊዜ ማንኛውም ዘመናዊ መተግበሪያ ይህንን ባህሪ ያመጣል።

  • ተግባሮችን እና ሰነዶችን ለሌሎች ሰራተኞች እና ለአለቃዎ ያጋሩ። Basecamp እና Trello በቡድን ውስጥ በበርካታ ሰዎች ሊጠቀሙባቸው የሚችሉ መተግበሪያዎች ናቸው።
  • ሰነዶችን እና የተመን ሉሆችን በ Google ሰነዶች በኩል ወይም እንደ Dropbox እና Hightail ያሉ የማጋሪያ መተግበሪያዎችን ይላኩ።
ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 8
ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 8

ደረጃ 3. የቀለም ስርዓት ይፍጠሩ።

በቀለም ማደራጀት ከቻሉ የእርስዎ ማስታወሻዎች እና ሰነዶች ለመረዳት ቀላል ይሆናሉ። ለእያንዳንዱ ፕሮጀክት ፣ ቀን ፣ ሠራተኛ ወይም ሥራዎን ቀላል ሊያደርግ የሚችል ሌላ ዓይነት የመከፋፈል ዓይነት ቀለም ያዘጋጁ። መረጃን በበለጠ ፍጥነት ለማግኘት የጽሑፍ ጠቋሚዎችን ወይም ባለቀለም ትሮችን ይጠቀሙ።

ብዙ የሞባይል እና የኢሜል መተግበሪያዎች ተግባሮችን በቀለም ለማፍረስ የዚህ ዓይነቱን ባህሪ ይሰጣሉ።

ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 9
ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 9

ደረጃ 4. የኢሜል ሳጥንዎን ያፅዱ።

ሁሉንም አላስፈላጊ መልዕክቶችን በማስወገድ እና በጣም አስፈላጊ የሆኑትን ብቻ በመተው የገቢ መልእክት ሳጥንዎ እንደተመቻቸ ይቆዩ። እንዲሁም መልዕክቱን እንዳልተነበበ ምልክት ማድረግ ወይም ከእሱ ቀጥሎ የክትትል አዶ ማስቀመጥ ይችላሉ። አስፈላጊ ያልሆኑ ኢሜሎችን በአቃፊዎች ውስጥ ማስቀመጥ እና አላስፈላጊ የሆኑትን መሰረዝ ይችላሉ።

በዓመት ፣ በሩብ ወይም በወር የተደራጁ አቃፊዎችን ለመፍጠር ይሞክሩ። ወይም በፕሮጀክት ፣ በአይነት ወይም በሠራተኛ መከፋፈል። በገቢ መልዕክት ሳጥንዎ ውስጥ አግባብነት በሌላቸው መልዕክቶች እንዳያበቃ ወይም መልስን መርሳት እንዳያበቃ ወዲያውኑ አስፈላጊ መረጃን ለመመለስ ፣ ለመሰረዝ ወይም ለመሰብሰብ ይሞክሩ። ለራስዎ ድርጅት አንዳንድ ተግባሮችን ያዘጋጁ -የእያንዳንዱን መልእክት መድረሻ በቀኑ መጨረሻ ማዘጋጀት ከእነዚህ ሥራዎች ውስጥ አንዱ ነው።

ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 10
ውጤታማ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 10

ደረጃ 5. ወጥነት ይኑርዎት።

ተመሳሳይ ዓይነት ቁሳቁሶችን በራሳቸው ቦታ ያስቀምጡ እና ለተወሰኑ ፕሮጄክቶች የማስታወሻ ደብተሮችን እና አቃፊዎችን ያስቀምጡ። ፈጣን ማስታወሻዎችን ለማድረግ እና በቀላሉ እና በቀላሉ በጠፋ ወረቀት ላይ ከመፃፍ ለመቆጠብ በስልክዎ ላይ ፓድ እና ብዕር ይያዙ። መረጃውን በጣም አስፈላጊ ከሆኑት ጋር የመቀላቀል አደጋ እንዳይኖርብዎት የስብሰባ መረጃን በተለየ ቦታ ይፃፉ።

ቀልጣፋ እና የተደራጀ ጸሐፊ ይሁኑ ደረጃ 11
ቀልጣፋ እና የተደራጀ ጸሐፊ ይሁኑ ደረጃ 11

ደረጃ 6. ወረቀት እና ጊዜ ይቆጥቡ።

አላስፈላጊ ሰነዶችን ከማተም ይቆጠቡ። በዲጂታል ብቻ ለመጠቀም የሚቻል ፣ ይህንን ዘዴ ይምረጡ። የሚባክን ቁሳቁስ እና ጊዜ እንዳይኖር አስፈላጊ መዝገቦችን ያስቀምጡ ወይም ይቃኙ። በዲጂታል ፋይሎች ውስጥ የተቀመጡ ሰነዶች መኖራቸው ከሚያስገኛቸው ጥቅሞች አንዱ የእነሱ መዳረሻ ሁል ጊዜ በአንድ ጠቅታ ብቻ ስለሚሆን እነሱን የማጣት አደጋ የለብዎትም።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 12
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 12

ደረጃ 7. የቁሳቁስ ክምችት ሁልጊዜ ወቅታዊ እንዲሆን ያድርጉ።

እንደ ማስታወሻ ደብተሮች ፣ እስክሪብቶዎች ፣ ፖስታዎች ፣ አቃፊዎች እና መሠረታዊ ነገሮች ያሉ መሰረታዊ ቁሳቁሶችን እንዳያመልጡዎት ይጠንቀቁ። እነዚህን ዕቃዎች የመግዛት ሃላፊነት ከሌለዎት እባክዎን ዝርዝር ለግዢ ይግዙ። አዲስ ጭነት ለማዘዝ አቅርቦቶች አይጨርሱ። ምርቶቹን በብዛት ከገዙ ጥሩ ቅናሽ ማግኘት ይቻላል።

በጠረጴዛዎ ላይ የተደራጁ ቁሳቁሶችን ያስቀምጡ። የፋይል ሳጥኖችን ፣ አቃፊዎችን ፣ ትሪዎችን እና ሌሎች አዘጋጆችን ይጠቀሙ።

ዘዴ 3 ከ 3 - ውጤታማ መግባባት

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 13
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 13

ደረጃ 1. የምላሾችን ንድፍ ይያዙ።

ጊዜን እና ጉልበትን ለመቆጠብ ቀላል መንገድ መደበኛ እና በተለምዶ ጥቅም ላይ የዋሉ መልሶች ያሉ አንዳንድ ፋይሎች መኖር ነው። በጥያቄው መሠረት ቀድሞውኑ በኢሜል ወይም በስልክ ዝግጁ በሆነ መልስ መመለስ ይችላሉ።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 14
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 14

ደረጃ 2. ጠንቃቃ ሁን።

የስልክ ጥሪ ፣ ገቢ ኢሜል ፣ ወይም በስብሰባ ውስጥ የተካተተው ርዕሰ ጉዳይ በሞባይል ስልክዎ ወይም በቀን መቁጠሪያዎ ላይ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃ ይፃፉ። ጥያቄ ሲኖርዎት ወይም ስለእሱ በተጠየቁ እና ወዲያውኑ ለማስታወስ በማይችሉበት ጊዜ ሁሉ ለማመልከት እነዚህን ማስታወሻዎች ወደ አቃፊዎች ወይም ዲጂታል ፋይሎች ያደራጁ።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 15
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 15

ደረጃ 3. በስልክ ቀልጣፋ እና ወዳጃዊ ይሁኑ።

ጥሪን በሚመልሱበት ጊዜ ደግ እና ገላጭ ሰላምታ ይፍጠሩ። በእጅ ካሉ ሌሎች ሰዎች እና ዲፓርትመንቶች የቅጥያዎች ዝርዝር ይኑርዎት እና ጥሪዎችን በፍጥነት ለማለፍ በጣም አስፈላጊ የሆኑትን ለማስታወስ ይሞክሩ።

ስልክዎ የሚያቀርባቸውን ባህሪዎች ይወቁ ፣ ለምሳሌ ጥሪውን በቀጥታ ወደ ሠራተኛ የመልዕክት ሳጥን ማስተላለፍ ወይም ግለሰቡን ወደ ኮንፈረንስ ጥሪ ማከል። እነዚህን ሂደቶች ማወቅ የበለጠ ቀልጣፋ እንዲሆኑ እና ቴክኒካዊ ችግሮችን ለማስወገድ ይረዳዎታል።

ቀልጣፋ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 16
ቀልጣፋ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 16

ደረጃ 4. ጥሩ የፖርቱጋልኛ ትዕዛዝ ይኑርዎት።

የፊደል አጻጻፍ ፣ የሰዋስው እና የሥርዓተ ነጥብ ስህተቶች ሳይኖሩ የእርስዎ ጽሑፍ እንከን የለሽ መሆን አለበት። ኢሜል ከመላክ ወይም ማስታወሻን ከማሰራጨትዎ በፊት ጽሑፉ ትክክል መሆኑን ይገምግሙ። በአሰቃቂ ስህተቶች የተሞላውን አለቃ በኢሜል መላክ አይፈልጉም ፣ አይደል?

አብዛኛዎቹ የጽሑፍ አርታኢዎች እና የኢሜል መተግበሪያዎች የግምገማውን ባህሪ ይሰጣሉ። በድር ጣቢያዎች እና በማህበራዊ ሚዲያ መድረኮች ላይ በጽሑፍ ውስጥ ስህተቶችን የሚያስተካክሉ ወደ አሳሽዎ ማከል የሚችሏቸው አንዳንድ ቅጥያዎች አሉ። ከነዚህ ቅጥያዎች አንዱን ስለመያዝ ያስቡ ፣ በተለይም በኩባንያው አውታረ መረቦች ወይም ድርጣቢያ ላይ መለጠፍ የእርስዎ ኃላፊነት ከሆነ።

ቀልጣፋ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 17
ቀልጣፋ እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 17

ደረጃ 5. በኢሜይሎች እና በድምጽ መልዕክቶች አጭር እና ጨዋ ይሁኑ።

በተቻለ መጠን አጭር እና ተጨባጭ በመሆን የጥሪውን ወይም የኢሜሉን ዓላማ ያብራሩ። ስምዎን እና የሚሰሩበትን ኩባንያ መስጠትዎን አይርሱ። የሚቻል ከሆነ ፣ ለመገናኘት ከሚጠቀሙበት በተጨማሪ አንዳንድ የእውቂያ መረጃን ይተዉ።

ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 18
ብቃት ያለው እና የተደራጀ ጸሐፊ ደረጃ 18

ደረጃ 6. የቀጠሮ ጊዜዎችን ያረጋግጡ።

በኢሜል ወይም በስልክ የአለቃዎን ስብሰባዎች እና ሌሎች አስፈላጊ ተግባራትን ከአንድ ቀን በፊት ወይም ከጥቂት ሰዓታት በፊት ያረጋግጡ። ከእሱ ጋርም ሆነ ከሚገናኘው ወይም ከሚገናኘው ሰው ጋር ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። አጭር ፣ ጨዋ ኢሜል በመላክ ወይም በትህትና የስልክ ጥሪ በማድረግ ለጥያቄው ምላሽ ያልሰጠውን ሰው ያነጋግሩ።

የሚመከር: